19 maart 2019

Aangetekend Mailen

TriOpSys gebruikt Aangetekend Mailen voor het vervangen van de (aangetekende) post en voor het veilig versturen van (privacygevoelige) informatie.  Aangetekend Mailen bestaat al een paar jaar en steeds meer mensen beginnen het te gebruiken en herkennen. Maar waarom gebruiken we dit? En hoe werkt het? Wij vertellen je dat graag.

Zekerheid

Voorheen verstuurde wij (aangetekende) brieven omdat wij van sommige berichten het extra belangrijk vinden dat onze klanten deze openen en lezen. Vaak omdat deze brieven voor de ontvanger (grote) gevolgen konden hebben als zij deze brief niet hadden gelezen en dit wilden wij liever voorkomen. Doordat Aangetekend Mailen ons dezelfde, dan niet nog meer, zekerheid kan bieden dan de aangetekende post. Hebben wij ervoor gekozen om in de toekomst Aangetekend Mailen te gaan gebruiken.


Beveiligd

Aangetekend Mailen is een organisatie die veiligheid erg serieus neemt. Zij hebben de grote verantwoordelijkheid om (privacygevoelige) informatie op een beveiligde manier te versturen. Dat zij deze verantwoordelijkheid serieus nemen blijkt wel uit hun ISO27001-certificaat en de kwalificatie die zij nu aan het doorlopen zijn om European Trust Provider te worden. Daarnaast slaan zij al hun data op in Nederland en ondergaan zij meerdere keren per jaar pentesten om de veiligheid te blijven waarborgen.

Rechtsgeldig

De Aangetekende Mail is naast beveiligd ook rechtsgeldig, conform EU-verordening eIDAS. Zij leggen als onafhankelijke derde vast: Wie, Wat op Welk moment met Wie gecommuniceerd heeft. Dit biedt zowel voor de verzender als voor de ontvanger de zekerheid dat de documenten die verstuurt/ontvangen worden niet gemanipuleerd kunnen worden en de afspraken dus ook echt de afspraken zijn.

Hoe werkt het?

  1. Je ontvangt een aankondigingsmail van Aangetekend Mailen vanuit een e-mailadres van TriOpSys. Hierin staat dat TriOpSys je een Aangetekende Mail heeft gestuurd.
  2. Als je op de knop ‘Vraag Aangetekende Mail op’ klikt, krijg je de originele e-mail met bijlage van TriOpSys) als nieuwe e-mail binnen. Deze e-mail is over de meest veilige verbinding verstuurd en kun je met een gerust hart openen.
  3. Wil je controleren of het ontvangen bericht ook echt van TriOpSys afkomstig is? Kan je dit doen aan de hand van de ‘digitale vingerafdruk’. Dit is de code die in de e-mail staat. Deze code kun je controleren op de website van Aangetekend Mailen

Wordt u om een digitale handtekening gevraagd?

Aangetekend Mailen biedt een extra toevoeging, de Digitale Handtekening. Zodra u de Aangetekende Mail heeft opgevraagd en de daadwerkelijke mail heeft ontvangen, ontvangt u nog een e-mail met de vraag of u de ontvangen documenten wilt ondertekenen. Dit kunt u doen door de code uit de mail in te voegen in het veld voor de digitale ondertekening. Wanneer u drukt op de ondertekenen-knop, gaat u akkoord met de voorwaarden die in de bijlage(n) staan.

Is de Aangetekende Mail verlopen?

Om privacy redenen staan de Aangetekende Mails niet te lang op de server van Aangetekend Mailen. De mail is om deze reden dan ook maar een beperkte tijd geldig. Indien de Aangetekende Mail verlopen is verzoeken wij u contact op te nemen met de zender van het e-mailbericht. Aangetekend Mailen kunt u hierin zien als ‘digitale postbode’ en heeft geen inzicht in de aan u verstuurde e-mail.

Wilt u de Aangetekende Mail beantwoorden?

Zoals hierboven is uitgelegd wordt nadat u de Aangetekende Mail heeft opgevraagd de daadwerkelijke mail, zoals u gewend bent, verstuurd. U kunt op deze mail dus ook reageren zoals u gewend bent. Deze zal via eigen server verzonden worden naar de afzender van de Aangetekende Mail.

Vragen?

Heeft u inhoudelijke vragen over een ontvangen e-mailbericht? Dan vragen wij u contact op te nemen met de afzender van het bericht of met het algemeen nummer van TriOpSys. Heeft u vragen over de dienst Aangetekend Mailen? Neem dan contact op met Aangetekend Mailen via info@aangetekendmailen.nl of bel naar +31 (0)346 581 731. U kunt ook meer informatie vinden op de website: www.aangetekendmailen.nl